Organisasjon

Kommunikasjonsplan

 

1. Åpenhet

•Spjelkavik fotball  er avhengig av medlemmenes  og lokalsamfunnets tillit. Åpenhet og gode kontrollrutiner er derfor viktig for at alle skal ha tillit til at klubben  forvalter sine penger og ressurser på en nøktern og tillitvekkende måte.
•Denne åpenheten praktiseres gjennom å være transparent gjennom   tilgjengeliggjøre årsrapporter, regnskap og budsjett. Kontrollrutiner for økonomihåndtering er beskrevet under kapittelet økonomi under kvalitetsklubb på klubbens hjemmeside.


2. Komminkasjons plan

Hvorfor har SIL en kommunikasjons plan?

•Spjelkavik fotball  har et verdisett og budskap som skal formidles internt i klubben og eksternt til omverdenen. For å sikre god og riktig informasjon, er det nødvendig med en plan på hvordan ulike målgrupper skal behandles, hva målsetningen med kommunikasjonen er, og hvordan vi i ettertid skal kunne evaluere om målene er nådd.


2.1 Visjon, verdier og budskap

Spjelkavik fotball ønsker å være en aktiv samfunnsaktør som skaper tilhørighet for barn, ungdom og voksne, på en arena kjennetegnet av et sosialt og inkluderende fellesskap.

  Visjon
•Lengst mulig, flest mulig og best mulig.  

Verdigrunnlag 
•Inkluderende
•Aktiv
•Attraktiv
•Engasjert


2.2 Målgruppe

Skal Spjelkavik fotball lykkes med sin visjon og målsetning må klubben fremstå som en inkluderende, aktiv, attraktiv og engasjert arena for målgruppene:

•Utøvere(barn, ungdom og voksne)
•Ledere, trenere, dommere
•Foreldregruppe og foresatte
•Næringsliv, media, myndigheter og samfunnet for øvrig.


2.3 Hvem kommuniserer hva? 


Kommunikasjonsplan 2.3.JPG


2.4 Når media kontakter deg

Kjøreregler dersom du blir kontaktet av media:

1)Avklar aller først om du er den rette til å svare på eventuelle spøsmål om denne saken.
2)Er du usikker, be om å få ringe tilbake. Dette gjelder også om duer usikker på om du kjenner nok fakta I saken
3)Du har krav på å få vite hva media evt ønsker å bruke opplysningene dine til
4)Korriger uriktige fakta I spørsmålsstillingen eller allerede publisert redaksjonelt innhold.
5)Be om sitatsjekk( du har krav på å få opplest/tilsendt det du siteres på) – spesielt I kontoversielle saker.
6)Vær varsom med detaljer I konfliktsaker.
7)I særdeles vanskelige saker kan en pressemelding være et alternative
8)Husk at personalsaker ikke er offentlige.

3. Kommunikasjonskanaler

For å nå ut med riktig informasjon til riktig person, til rett tid og på den rette måten, kan det benyttes ulike kommunikasjonskanaler. Husk også at vi sender signaler I alt vi gjør- I det vi sier og skriver, men også I måten vi opptrer ovenfor hverandre, bade internt og eksternt.

3. Kommunikasjonskanaler.JPG

3.1. Massemedia

•SIL skal ha et bevisst forhold til bruk av media for å synliggjøre den store aktiviteten og fotballens rolle i lokalsamfunnet. Media, enten lokalt eller regionalt, skal informeres jevnlig om beslutninger, aktiviteter og hendelser som har betydning for fotballens utvikling i klubben.
•Hver gang SIL skal ha et tiltak/arrangement,skal det vurderes om media skal informeres/inviteres, enten i form av formelle pressemeldinger eller mer uformelle henvendelser direkte til enkeltmedier/personer.

3.2 Hjemmeside

•Hovedmålet med SILs hjemmeside er at den skal bidra til å forenkle fotballhverdagen for alle som har en rolle i klubben. Det skal være enkelt å finne informasjon om neste kamp, regelverk, nasjonale føringer, utdanning, samfunnsbidrag, etc. Målet er at alle våre målgrupper skal finne all grunnleggende informasjon på våre nettsider.
•I tillegg skal hjemmesiden inneholde relevant statistikk og historikk, rapporter og referater, og den skal brukes aktivt til å løfte fram prioriterte utviklingsområder og synliggjøre den store aktiviteten i og klubben.
•Det er daglig leder i SIL som har ansvar for publisering og innhold på hjemmesiden.


3.3 Sosiale medier/andre kommunikasjonsplattformer

•Sosiale medier er en viktig kommunikasjonskanal for alle våre målgrupper, spesielt barn og unge. SIL skal være aktiv bruker av ulike typer sosiale medier og skal ha nødvendig ressurser/kompetanse for å være på de ulike plattformene.
•Alle tillitsvalgte, ansatte eller engasjerte i SIL må være seg bevisst den rollen en har når en publiserer og/eller kommenterer gjennom egne eller andres private kontoer på sosiale medier. Personer med en tydelig tilknytning til SIL kan lett bli oppfattet som en representant for klubben og en må være klar over at kommentarer da kan bli oppfattet som SILs holdning/mening.

3.4 Bruk av bilder

•Bruk av portrettbilder der en eller flere bestemte personer kan identifiseres skal ikke publiseres uten samtykke. Bilder/film av barn under 15 år kan ikke publiseres uten samtykke fra foresatte. Lagbilder er definert som portrettbilder. Situasjonsbilder der aktiviteten er hovedmotivet og ikke personen, kan offentliggjøres uten samtykke så lenge bildene er harmløse og ikke krenkende.